IT yatırımlarında teklifler karşılaştırılırken ilk bakılan kriterlerden biri doğal olarak fiyattır. Ancak özellikle kurumsal teknoloji alımlarında en düşük fiyat, her zaman en doğru veya en ekonomik seçim anlamına gelmez.
Notebook, sunucu, storage, network, güvenlik veya lisans yatırımlarında doğru karar; yalnızca ürünün satın alma bedeline değil, doğru konfigürasyon, garanti, teknik destek, kullanım ömrü ve toplam sahip olma maliyetine birlikte bakılarak verilmelidir.
Peki neden?
1. Aynı Görünen Ürünler Gerçekten Aynı Olmayabilir
İki farklı teklifte ürün isimleri ve temel teknik özellikler birbirine çok yakın görünebilir. Ancak detaylara inildiğinde önemli farklılıklar ortaya çıkabilir.
Örneğin bir notebook teklifinde işlemci ve RAM aynı olsa bile;
- SSD kapasitesi ve teknolojisi,
- İşletim sistemi,
- Ekran özellikleri,
- Bağlantı seçenekleri,
- Kurumsal güvenlik özellikleri,
- Garanti süresi,
- Yerinde servis hizmeti
farklı olabilir.
Sunucu ve storage gibi daha kapsamlı altyapı ürünlerinde ise bu farklar çok daha kritik hale gelir.
Bu nedenle fiyat karşılaştırmasından önce teklif edilen ürünlerin gerçekten aynı ihtiyacı karşılayıp karşılamadığı kontrol edilmelidir.
2. Doğru Konfigürasyon, Doğru Fiyattan Önce Gelir
En uygun fiyatlı ürünü satın almak avantajlı görünebilir. Ancak ürün işletmenin ihtiyacını karşılamıyorsa düşük fiyatın sağladığı avantaj kısa sürede ortadan kalkabilir.
Örneğin ihtiyacın altında kapasiteye sahip bir sunucu başlangıçta daha ekonomik olabilir. Fakat kısa süre içerisinde RAM, disk veya işlem gücü artırılması gerektiğinde ek yatırım ihtiyacı ortaya çıkabilir.
Bunun tam tersi de mümkündür.
İşletmenin ihtiyacından çok daha yüksek özelliklere sahip bir ürün satın almak da kullanılmayacak kapasite için gereksiz maliyet oluşturur.
Doğru yaklaşım:
En yüksek konfigürasyonu değil, ihtiyaca uygun konfigürasyonu seçmektir.
3. Garanti ve Teknik Destek Ürünün Bir Parçasıdır
Kurumsal IT ortamında bir cihazın arızalanmasının maliyeti yalnızca cihazın tamir bedeli değildir.
Çalışanın iş yapamaması, sistemlerin devre dışı kalması veya kritik bir altyapının kesintiye uğraması işletme açısından çok daha büyük maliyetler oluşturabilir.
Bu nedenle teklif değerlendirirken;
garanti süresi, yerinde servis, müdahale süresi, üretici desteği ve yedek parça erişimi
gibi kriterlerin de fiyatla birlikte değerlendirilmesi gerekir.
Başlangıçta biraz daha yüksek maliyetli görünen ancak güçlü servis ve garanti seçeneklerine sahip bir ürün, kullanım süresi boyunca işletme için daha ekonomik hale gelebilir.
4. Ürün Değil, Çözüm Satın Aldığınızı Unutmayın
Özellikle sunucu, storage, network, güvenlik ve bulut projelerinde satın alınan şey yalnızca donanım değildir.
Ürünün;
doğru tasarlanması → doğru konfigüre edilmesi → mevcut altyapıya uyum sağlaması → kurulması → devreye alınması → gerektiğinde desteklenmesi
gerekir.
Örneğin uygun fiyatla satın alınan bir firewall, şirketin kullanıcı sayısı, internet trafiği veya güvenlik ihtiyaçları için doğru boyutlandırılmamışsa beklenen performansı sağlayamayabilir.
Bu nedenle kurumsal IT satın alımlarında ürün fiyatının yanında çözümün bütününe bakılması gerekir.
5. Toplam Sahip Olma Maliyetini (TCO) Hesaba Katın
Bir teknoloji yatırımının gerçek maliyeti, satın alma faturasında yazan rakamdan ibaret değildir.
Toplam Sahip Olma Maliyeti (TCO – Total Cost of Ownership) bir ürünün kullanım ömrü boyunca işletmeye oluşturacağı toplam maliyeti ifade eder.
Basit şekilde:
Satın Alma Bedeli + Lisans + Kurulum + Bakım + Destek + Enerji + Yönetim + Olası Kesinti Maliyetleri = Toplam Sahip Olma Maliyeti
Bu nedenle iki ürün arasında karar verirken yalnızca ilk satın alma fiyatını karşılaştırmak yanıltıcı olabilir.
Örneğin;
A ürünü: 100.000 TL
B ürünü: 115.000 TL
İlk bakışta A ürünü daha avantajlı görünür.
Ancak A ürününde ek garanti, lisans veya servis maliyetleri oluşurken B ürünü bunları kapsıyorsa birkaç yıllık kullanım sonunda B ürünü daha ekonomik bir seçenek haline gelebilir.
Bu nedenle doğru soru:
“En ucuz ürün hangisi?” değil, “Kullanım süresi boyunca en doğru maliyeti hangi çözüm sağlıyor?” olmalıdır.
6. IT ve Satın Alma Birlikte Değerlendirmeli
Başarılı bir teknoloji yatırımı için IT ve satın alma ekiplerinin farklı bakış açılarını birlikte değerlendirmesi önemlidir.
IT ekibi;
teknik yeterlilik, güvenlik, performans, uyumluluk ve sürdürülebilirliği değerlendirirken,
satın alma ekibi;
fiyat, ticari koşullar, garanti, teslimat, tedarik sürekliliği ve toplam maliyeti değerlendirir.
Bu iki yaklaşım birleştiğinde işletme için daha sağlıklı satın alma kararları alınabilir.
7. Doğru Tedarikçi Seçimi de Ürün Seçimi Kadar Önemlidir
Kurumsal teknoloji yatırımlarında tedarikçinin görevi yalnızca talep edilen ürün için fiyat vermek olmamalıdır.
Doğru teknoloji iş ortağı;
- İhtiyacı anlamalı,
- Alternatif ürün ve üreticileri değerlendirebilmeli,
- Gereksiz yatırımları önleyebilmeli,
- Doğru konfigürasyonu oluşturabilmeli,
- Ticari ve teknik alternatifleri karşılaştırabilmeli,
- Satış sonrasında da müşterisinin yanında olabilmelidir.
Çünkü işletmelerin ihtiyacı her zaman “belirli bir ürünü satın almak” değildir. Asıl ihtiyaç, iş problemini doğru teknolojiyle çözmektir.
En Ucuz Değil, En Doğru Teknoloji Yatırımı
IT satın alımlarında fiyat elbette önemli bir kriterdir. Ancak tek başına karar kriteri haline geldiğinde uzun vadede daha yüksek maliyetlere, performans sorunlarına ve yeni yatırım ihtiyaçlarına neden olabilir.
Doğru teknoloji yatırımı;
doğru ürün + doğru konfigürasyon + doğru garanti + doğru hizmet + sürdürülebilir maliyet
dengesinin kurulmasıyla mümkündür.
Projenizi konuşalım
Doğru teknolojiyi doğru şekilde konumlandıralım.